EMLAKÇILIK VE TOPLANTILAR

Toplantılar kendinizi ifade etmenin en kritik aracıdır. Bireylere tek tek ulaşmak yerine bir toplantıyla, toplu iletişim kurar ve birçok fayda elde edersiniz; hem vakit ve maddi tasarruf sağlar hem de iletişim kurduğunuz insanların gözündeki itibarınızın artmasını sağlamış olursunuz. Şimdi detayları ele alalım:

A. TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Tüm toplantı türleri, verili bir duruma açıklık getirmek için, belirli bir hedef ve bu hedefin ortaya çıkardığı plan neticesinde hazırlanır. Toplantıların en önemli avantajı, katılımcıları aynı anda bilgilendirerek birlik ve beraberliği sağlamaya dönük katkısı ve koordinasyon problemlerine çözüm getirme yolunda önemli avantajlar sağlıyor olmasıdır. Toplantılar, gerek bilgi alış verişi ve sorun belirlemede, gerekse de çalışmalar konusunda ortaya çıkan sorunları çözme ve karar alma süreçlerinde yol açıcı bir işlev üstlenir. Ancak eğitim amaçlı da sık sık kullanılmaktadır.

B. TOPLANTI TÜRLERİNİ BELİRLEYEN FAKTÖRLER
Toplantı türlerini birçok faktör belirler. Katılımcıların sayısı ve özellikleri, tartışmanın süresi gibi etkenlerin yanı sıra, ne şekilde bilgi verileceği (tebliğ ya da tartışma), toplantı akışı ve toplantının yürütülmesinde uygulanacak kurallar da toplantı türünü belirlemektedirler.

C. ÇEŞİTLERİ
Toplantılar yapılış amaçları ve tarzlarıyla birbirinden ayrılırlar. Sohbet toplantıları, açık oturum, forum gibi, karşılıklı bilgi alıverişine yönelik toplantıların yanında konferans, kongre, panel, seminer gibi toplantılarla, ağırlıklı olarak tek taraflı bilgilendirme yapılmak istenir.

D. BİR TOPLANTI GÜNDEMİNDE OLMASI GEREKENLER
Bir toplantı henüz planlama aşamasındayken, gündemi belirlenmelidir. Bu, toplantının amaçlandığı gibi yönlendirilmesi, hedeflenen verimin elde edilmesi için kritik bir öneme sahiptir. Aşağıdaki görevler uygulanmadığı takdirde, toplantıda dile getirilenler birer laf kalabalığından ibaret olacaktır:

• Katılımcıların gelip gelmediklerinin kontrolü,
• Geçen toplantının özeti,
• Toplantı maddeleri,
• Eklenilmesi talep edilen maddeler,
• Toplantıya katılamayanların ilettikleri mesajlar,
• Daha önce kararlaştırılmış, ancak bitirilmemiş işler,
• Yapılacak yeni işler,
• Toplantıda ele alınan meselelerin özeti,
• Toplantının sona erdirilmesi.

E. AMACA UYGUN BİR TOPLANTI GÜNDEMİ İÇİN YAPILMASI GEREKENLER
Organize edilen bir toplantının, hedeflenen amaca ulaşması, beklentileri karşılaması için yapılması gereken birçok detay vardır. Bunları genel olarak şöyle ifade edebiliriz:

• Amaca uygun bir toplantı mekanı bulmak,
• Katılımcıları, toplantı yeri, saati ve tarihi konusunda en az 2 gün önceden bilgilendirmek,
• Gündemi yazmak, çoğaltmak,
• Toplantı dosyasını oluşturmak,
• Gündemi, katılımcılara önceden dağıtmak,
• Yapılacak iş maddelerini belirlemek,
• Gündem girdilerini belirlemek (öneriler istenmesi, toplanması),
• İhtiyaç duyulabilecek tüm bilgi ve belgelerin hazır bulundurulması,
• Toplantı sırasında dağıtılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılması,
• Mekan düzenlemeleriyle ilgilenmek,
• Şehir dışından gelecek katılımcılar için özel rezervasyon yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını sağlamak,
• Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak,
• Toplantı tutanaklarını hazırlamak ya da hazırlatmak,
• Toplantı bitiminde gerekli tutanakları dağıtmak, katılımcılara teşekkür mektupları yazmak.

F. MT ASİSTANININ YAPMASI GEREKENLER
Asistanın görevi toplantı planının yapılmasıyla başlar. Yapılmak istenen değişikliklere zaman kalacak şekilde, erken saatte toplantı mekanında olmak, asistanın toplantı öncesindeki ilk görevidir. Toplantı mekanının uygunluğunu sağlamak, masaların üzerine not kağıdı ve kalem gibi ihtiyaç duyulabilecek gereçleri yerleştirmek, yiyecek ve içecek düzenlenmesiyle ilgilenmek, isim kartları kullanılacaksa hazırlanmasında ve kullanılmasında bizzat görev almak asistanın toplantı başlamadan önce yapması gerekenlerdir. Asistanın toplantı sırasındaki görevleri ise; katılımcıların istek ve ihtiyaçlarıyla ilgilenmek ve molalarda katılımcılarla iletişim kurarak ihtiyaçları belirlemek olarak ifade edilebilir.

G. TOPLANTI SONRASI YAPILMASI GEREKENLER
Bir toplantıyı organize etmek için maddi ve manevi olarak özveride bulunulur. Doğal olarak, bunun geri dönüşünün, getirisinin olması istenir. Toplantı sonrasında yapılacaklar tam da bu noktada önemini gösteriyor. Bunları yaşama geçirmezseniz, tüm çabalarınız sonuçsuz kalabilir. Şimdi bu maddelere değinelim:

• Alınan kararların toplantıya katılanlara sunulması,
• Toplantıda bazı komiteler kurulması kararlaştırılmışsa ilgililere duyurulması,
• Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektupları gönderilmesi,
• Alınan kararlar doğrultusunda, yöneticinin yapacağı işlerde hatırlatıcı ve yardımcı olunması,
• Toplantıya ait tüm dokümanların dosyalanması.